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こんにちは。税理士の山内です。
今回は、名刺管理の話。
皆さんは、お会いした方の名刺の管理、どうしてますか？
毎日どんどん増えていく名刺を、どうやって管理するかというのは、かなりよくある悩みなのではないでしょうか。
私もせっかくいただいた名刺を整理するのに苦労しています。
このブログのアクセス解析でも、「名刺管理」というキーワード検索で訪れてこられる方が多いですね。
皆さん悩んでいらっしゃるんでしょう。
この名刺管理法の特徴は、以下のとおり。
◆名刺の整理・片付けに手間をかけない
◆名刺の内容の情報化に手間をかけない
◆あとで名刺を探すときに手間をかけない
そうです。とにかく、時間を惜しんで最小限の手間で、簡単に欲しい名刺情報のデータが見つけられるようにするのです。
よくありますよね。あ、この前初めてお会いしたあの方の会社名はなんだったけ？ とか、メールアドレスを知りたい、とか。
そういうことがすぐ、探し出せるようにしたい。
以前は私はiPhoneの名刺管理アプリを使ってましたが、名刺を1枚1枚カメラで撮ったり、OCR情報を補正したりする手間がかかるので、方針転換。
今は「Evernote+ScanSnap」法に変えました。
（以前のiPhoneの名刺管理アプリによる方法はこちらを参照のこと。http://www.yamauchikaikei.net/archives/864529.html）
「Evernote+ScanSnap」法は、具体的にいえば、こんなことができるようになります。
●いただいた名刺はフォルダーに整理する必要はなし。束ねて引き出しの中でもOK。
●名刺は1枚1枚スキャンする必要なく、7,8枚ずつまとめてスキャンが可能なので、読み取りに時間がかからない。
●名刺の情報を手入力したり、補正したりしないで済む。
●お目当ての名刺をEvernoteのOCRで検索して簡単に探し出せる。名前や会社名で検索すると、即座に表示される。
●一つのパソコンだけでなく、Evernoteが同期している別のパソコンやスマートフォン（iPhone・iPad、Androidなど）でも名刺を探し出せる。
（この「Evernote+ScanSnap」法、既に多くの方がやってるし、今さらとくに目新しい方法ではないですけどね。）
「ScanSnap」とは、富士通のスキャナーです。文書をjpgやPDFなどの形式にしてパソコンにデータ化することができます。
私はScanSnap1500という機種を使っています。
「Evernote」は、何でも貼り込めて、自由に編集もできる、インターネット上の仮想ノートです。
このScanSnapとEvernoteが、名刺管理にグッドパートナーなんです。
準備のための手順はこんな感じ。
１． 最初に前提として、ScanSnapに付属しているソフト「ScanSnap Manger」がパソコンにインストールされていて、最新のアップデートがされていること。
２． ScanSnap Managerの設定画面を開いて新しい読み取り設定を作ります。「名刺」とでも名付ければいいでしょう。
３． 「アプリ選択」タブを押して、アプリケーションの選択の下にある「追加と削除」ボタンをクリックして、Evernoteのexeを指定します。
（通常はCドライブのProgramfileの中にあることが多いはず）
４． 「保存先」タブは、適当なローカル保存先を作ります。
５． 「読み取りモード」タブで、スーパーファイン、カラー、片面読み取りを選択。名刺の裏側の情報も取り入れたい方は、両面読み取りに。
６． 「読み取りモード」のオプションでは、画面のように。
７． 「ファイル形式」タブでは、jpgにします。PDFでもできますが、iPhoneで見ることも考えればjpgの方が都合が良いと思う。
８． Evernoteを開き、取り込みたいノートブックを選択。または新しくノートを作る。
これで終わり。たったこれだけ。
あとはドンドンと名刺をスキャンするだけ。
EvernoteにどんどんアップされてOCRで文字検索出来るようになります。
（スキャンしてすぐはダメみたい。ちょっと時間がかかります。）
会社名や個人名で検索したり、地名の一部でもいいし、メールアドレスの一部でもいい。郵便番号の一部でも。
私、山内の名刺を例にとれば、「山内」で検索すれば簡単に見つかる。
うちの事務所の住所の町名、「下本多町」で検索してもすぐにひっかかる。
私、山内の名刺を例にとれば、「山内」で検索すれば簡単に見つかる。
うちの事務所の住所の町名、「下本多町」で検索してもすぐにひっかかる。
とてもスピーディで、何百枚もある名刺の中から、目的の名刺がパッと見つかります。
もちろん、iPhoneなどスマートフォンからでもOK。
ノートのタイトルにその人の名前や会社名を入力したり、いつどこで会ったとかの情報を付加したり、そのへんは好き好きで。
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税理士・山内司
【山内会計事務所】
石川県金沢市下本多町6-40-1
TEL:076-263-1490
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